.jpeg)
Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Dinamis
Selasa, 14 Maret 2023, Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta mengadakan Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Dinamis yang dibuka oleh Sekretaris Dinas Dra. Siti Badriyah, Apt., M.Kes. Acara dilaksanakan di Aula C dengan dihadiri internal Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta dan daring untuk UPT Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Bimtek Pengelolaan Arsip menghadirkan Narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, pertama adalah Wardoyo, S.Sn,MM, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan dengan materi Pengelolaan Arsip Dinamis, kedua Niken Setyowati, S.Sos, Arsiparis Ahli Muda, dengan Materi Pemberkasan Arsip, dan ketiga adalah Ikra Widya Ambarwati, Y.S, S.S, Arsiparis Ahli Muda dengan materi Teknik Penyusutan Arsip (Pemindahan, Penyerahan, dan Pemusnahan).
.jpeg)
Dalam bimbingan teknis kearsipan ini dijelaskan penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, organisasi kearsipan, sarana dan prasarana, dan pendanaan. Pengelolaan arsip dinamis merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis. Pada pengelolaan arsip dinamis dimulai dari penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan.
Pada materi pemberkasan arsip, pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah. Selain itu pemberkasan juga dengan klasifikasi, bertujuan untuk menemukan kembali informasi dengan cepat, tepat, lengkap dan aman, menyatukan informasi arsip, menjamin ketersediaan arsip, meningkatkan kualitas pelayanan publik dan mempermudah penyusutan arsip. Selain itu juga dijelaskan beberapa prosedur mengenai pemberkasan arsip. Pada Dinas Kesehatan DIY dalam hal pengurusan surat secara elektronik menggunakan e-Office Sisminkada (surat masuk dan pengambilan nomor surat) dan menggunakan Sadewa (surat keluar dan pengambilan tanda tangan secara elektronik), kemudian dalam pemberkasannya surat di unduh dan dimasukkan di dalam folder pada komputer/google drive.
Pengelolaan Arsip Dinamis penciptaan dan penggunaan mengacu pada Pergub Nomor 70 Tahun 2019 tentang Naskah Dinas, pemeliharaan dan penyusutan mengacu pada Pergub Nomor 43 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis. Narasumber juga memberikan penjelasan bagaimana dalam penciptaan arsip secara benar dan sesuai dengan tata naskah. Dalam hal penyusutan arsip, Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta beserta UPT telah rutin melaksanakan pemusnahan arsip setiap tahunnya serta menyerahkan arsip statis kepada LKD Daerah Istimewa Yogyakarta. Selain itu Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta dan UPT diberikan kekhususan terkait dengan permasalahan kerterbatasan tempat dan Sumber Daya Manusia yang dikarenakan pertumbuhan arsip yang pesat.
Klik disini untuk mendapatkan sertifikat.