Detail Artikel


  • 08 April 2022
  • 608
  • Artikel

Pengertian, Fungsi, Tujuan Dan Manfaat Arsip

         Tekhnologi dan ilmu pengetahuan semakin berkembang pesat seiring dengan perkembangan zaman saat ini yang semakin modern. Hal ini akan berpengaruh pada kemajuan suatu lembaga, baik lembaga swasta, lembaga pendidikan maupun lembaga pemerintahan. Setiap lembaga membutuhkan adminitrasi yang baik dalam pengolahan arsipnya. Banyak cara yang dilakukan untuk pengelolaan arsip yang baik dalam setiap lembaga, dengan cara mengarsipkan dokumen dalam bentuk softfile maupun hardfile, tetapi tidak sepenuhnya bisa tertata dengan rapi, dikarenakan masih banyak dokumen penting sulit ditemukan ketika dibutuhkan. Arsip perlu dikelola dengan baik dengan tujuan untuk membantu tugas lembaga dalam pencapaian tujuan. Jika kearsipan suatu lembaga tidak tertata dengan rapi, maka pegawai lembaga akan kesulitan menemukan dokumen yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat.

         Pengertian Arsip Menurut UU 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sedangkan, lembaga pemerintah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen dalam segala macam bentuk yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Jadi pengertian arsip adalah suatu rekaman atau catatan yang diketik, dicetak atau ditulis dalam wujud angka, huruf dan gambar yang memiliki makna serta tujuan tertentu. Arsip biasanya digunakan sebagai bahan informasi dan komunikasi yang direkam dalam berbagai jenis media seperti kertas film, komputer atau lainnya.

Secara umum arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk masa mendatang. Arsip dapat dibedakan berdasarkan fungsinya, antara lain :

a.  Arsip Dinamis

  1. Arsip Aktif (Arsip masih dapat digunakan terus menerus untuk kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan suatu lembaga/frekuensi penggunaan tinggi, ada di Central File/unit pengolah)
  2. Inaktif (Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaan arsip inaktif menjadi tanggungjawab unit kearsipan dan dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu penyimpanan berdasarkan JRA, harus ada pemeliharaan dan perawatan serta Record Center dengan peralatan keamanan seperti AC, CCTV, Smoke Detector, Alat Pemadam Api, Absurb Gel dan Dehumidifier)

b.  Arsip Statis

  1. Arsip statis merupakan arsip yang dibuat dan dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, informasi, dan kebuktian yang telah habis masa retensinya kemudian dipermanenkan sesuai JRA dengan pertimbangan dan peraturan dari ketentuan ANRI maupun lembaga kearsipan.
  2. Arsip statis disimpan di Lembaga Kearsipan Pusat seperti (ANRI) atau LKD Propinsi (DPAD DIY).

Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah lembaga dalam perencanaan, pengembangan, analisis data, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan. Karena itu, ada beberapa tujuan dari pengelolaan arsip :

  1. Menjaga arsip tetap baik dan aman;
  2. Menghemat tempat penyimpanan dan menjaga kerahasiaan;
  3. Mempermudah pencarian arsip, di temukan dengan cepat dan tepat dan menghemat waktu dan tenaga;
  4. Dapat dilakukan penyusutan;
  5. Menjaga arsip-arsip penting dan terselamatkannya arsip statis sebagai memori dan bukti sejarah.

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi (2016), mengatakan bahwa arsip memiliki kegunaan antara lain :

a.    Sebagai sumber informasi

      Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu kegiatan maupun organisasi. Misalnya arsip yang berisi surat pertemuan dan surat        undangan.

b. Sebagai Sumber yuridis

     Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan gak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Misalnya arsip surat perjanjian kerja.

c.  Sebagai sumber sejarah

      Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik. Misalnya arsip surat terima jabatan.

d.  Sebagai sumber ilmu pengetahuan

       Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-watu dibutuhkan. Misalnya arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.

 

Dalam hal pemusnahan arsip, ini berdasarkan jadwal retensi arsip dan berdasarkan nilai guna arsip. Arsip yang dimusnahkan dinilai terlebih dahulu atau diseleksi apakah arsip itu masih layak dipakai atau sudah tidak punya nilai guna lagi dan dilakukan setiap tahun secara rutin dengan mengacu kepada jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang didalamnya berisi tentang jenis-jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya dengan keterangan simpan, permanen, musnah atau dinilai kembali.

Jadi, kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap lembaga dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut, baik dalam lembaga pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat keputusan. Oleh sebab itu untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat, lengkap, cepat dan benar harus memiliki prosedur dan sistem yang baik dalam pengelolaan kearsipannya. Maka dari itu untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan, berdaya guna dan bertepat guna.

Sumber : 

Kontak Kami

JL. Gondosuli No.6 Yogyakarta Kota Yogyakarta DIY 55231 Indonesia
dinkes@jogjaprov.go.id
+62274563153
(0274)512368

Kunjungan

  • Hari Ini

  • 2.483
  • Bulan Ini

  • 769.827
  • Total Kunjungan

  • 7.221.684