Proses Perizinan Perjalanan Dinas Luar Negeri kepada Menteri Dalam Negeri
Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, Pimpinan dan Anggota DPRD serta ASN di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah dalam melakukan Perjalanan Dinas harus memiliki dokumen administrasi Perjalanan Dinas. Dokumen terdiri atas surat rekomendasi izin Perjalanan Dinas, surat persetujuan Perjalanan Dinas, Paspor Dinas yang masih berlaku, Exit Permit dan Visa untuk negara tertentu.
Setelah mendapat surat Pemerintah Daerah tentang Permohonan Izin Perjalanan Dinas ke Luar Negeri, pelaksana perjalanan dinas mengirimkan surat beserta lampiran melalui google form yang difasilitasi oleh Badan Kepegawaian Daerah DIY pada link dibawah ini.
https://bit.ly/BerkasSyaratPerjalananDinasLuarNegeri
Syarat yang perlu dilampirkan :
- Scan surat permohonan dari Instansi
- Scan KTP, email, Nomor Telp (apabila yang berangkat lebih dari 1 orang, file digabung)
- Scan surat undangan / surat balasan berkunjung dari Negara atau tempat yang dituju / surat konsfirmasi dari KBRI setempat
- Scan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
- Scan salinan DPA/DIPA/surat keterangan pendanaan
- Scan jadwal pelaksanaan kegiatan
- Scan rincian biaya Perjalanan Dinas (RAB)
- Scan Data Personil peserta PDLN (discan sejumlah personil yang berangkat)
- Scan surat keterangan keabsahan dokumen dari Unit Kerja yang membidangi perjalanan ke luar negeri
- Scan surat keterangan urgensi keikutsertaan peserta PDLN
Badan Kepegawaian Daerah mengirimkan permohonan kepada Menteri Dalam Negeri melalui aplikasi Sistem Informasi Online Layanan Administrasi (SIOLA) dengan waktu pengajuan paling lambat 10 hari kerja dari batas minimal sebelum keberangkatan sesuai ketentuan.
ASN di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah yang melakukan perjalanan Dinas Luar Negeri harus melapor ke Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri untuk mendapatkan pengesahan.
Setelah selesai perjalanan dinas pelaksana berkewajiban melaporkan perjalanan dinas luar negeri, Laporan hasil Perjalanan disampaikan paling lama 7 (tujuh) Hari setelah selesai melakukan Perjalanan Dinas. Di unggah melalui Aplikasi SIOLA Kementerian Dalam Negeri oleh PIC Provinsi.