Pembinaan Kearsiapan Pemerintah Daerah DIY
Pembinaan Kearsipan OPD-UPTD di Lingkungan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta telah rutin dilaksanakan setiap tahunnya oleh Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta. Pembinaan kearsipan ini bertujuan agar pengelola arsip OPD memiliki pengetahuan sehingga arsip yang tercipta dapat dikelola dengan baik, dapat dimusnahkan/disusutkan sesuai dengan JRA (Jadwal Retensi Arsip) dan diserahkan kepada Lembaga Kearsiapan Daerah untuk arsip statis.
Tanggal 1 Maret 2023, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Istimewa Yogyakarta melaksanakan pembinaan di Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta. Petugas yang melakukan pembinaan dipimpin oleh Ikra Widya Ambarwati A.Y,S.S dan didampingi oleh Niken Setyowati, S.Sos dan Danang Kanugrahan S, A.Md. Petugas pembinaan kearsipan disambut dengan baik oleh karyawan dan karyawati Dinas Kesehatan DIY.
Dalam pembinaan tersebut petugas menjelaskan mulai dari penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip . Petugas juga menyampaiakan bagaimana penataan arsip aktif, arsip alih media dan arsip vital di Unit Pengolah Seksi atau Bidang. Selain itu petugas juga menjelaskan tentang tata naskah penulisan surat yang benar sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku. Petugas juga melihat penataan arsip aktif yang disimpan di laci filling cabinet berdasarkan urutan kode klasifikasi, guide/sekat yang sesuai ukuran, dan filing cabinet harus mempunyai kunci pemgaman.
Selain penataan arsip aktif, petugas juga menjelaskan tentang penataan arsip inaktif yang disimpan di record center, agar arsip inaktif terawat dan terpelihara dengan baik. Kekurangan dalam pembinaan kearsipan pada Dinas Kesehatan ini adalah tidak adanya Arsiparis atau kurangnya Sumber Daya Manusia yang mempunyai latar belakang pendidikan Kearsipan untuk pengelolaan kearsipan pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Pembinaan kearsipan pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta diakhiri dengan dialog apa yang menjadi kendala dalam penataan arsip pada Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta dan akan diadakan bimbingan teknis untuk pengelolaan kearsipan di masing-masing Seksi atau Bidang untuk menambah ilmu tetang kearsipan, serta akan di jadwalkan ulang untuk kunjungan ke record center Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta untuk melihat penataan arsip Inaktif Dinas Kesehatan Daerah Istimewa Yogyakarta.